Bijna ieder bedrijf heeft medewerkers die zij moeten inplannen. Sommige bedrijven werken met schema’s, andere geven hun medewerkers vaste dagen. In sectoren als horeca, beveiliging, zorg, evenementen en verkeersregelaars heb je vaak te maken met personeelsplanningen. Deze worden gemaakt door een afdeling of een planner. Maar hoe maak je nou de perfecte personeelsplanning?
1. Zorg voor overzicht
Om een strategische personeelsplanning neer te zetten, is het van belang om overzicht te houden. Zorg ervoor dat je een lijst hebt van alle medewerkers en hun aantal contracturen. Hierdoor vergeet je medewerkers niet en worden iedere week hun contracturen vervuld. Bekijk de diensten die je hebt staan en leg deze naast de medewerkers om te zien waar je de medewerkers het beste kunt indelen.
2. Plan voor een langere termijn
Vaak is er al voor een aantal weken bekend welke diensten beschikbaar zijn. Om overzicht te behouden en je medewerkers duidelijkheid te geven, is het goed als je voor een langere periode diensten inplant. Zo kunnen de medewerkers rekening houden met afspraken buiten werktijden en behoud je overzicht. Mocht er tussentijds op korte termijn een dienst beschikbaar komen, is dit makkelijker te overzien.
3. Maak gebruik van een planningsmodule of software
Om een goed werkrooster neer te zetten is het van belang om je personeelsplanning via een applicatie, tool of via bepaalde software te maken. Veel bedrijven maken hun personeelsplanningen nog in Excel, maar raken na een tijdje het overzicht kwijt. Er zijn diverse bedrijven die tools, software of applicaties aanbieden voor het maken van een goede personeelsplanning. Bekijk gerust de mogelijkheden van zo’n applicatie om te zien of het wat voor jouw bedrijf is.
4. Houd rekening met de medewerkers
Om een goede personeelsplanning neer te zetten is het belangrijk om rekening te houden met jouw medewerkers. Sommige medewerkers werken graag samen, speel daarop in en zorg voor meer productiviteit binnen jouw bedrijf. Daarnaast is het natuurlijk ook van belang dat de medewerkers voldoende rust krijgen. Plan medewerkers niet te lang of ze vaak achter elkaar in. Zo hebben zij voldoende rust en blijven zij plezier houden in het werk wat ze doen.
5. Maak duidelijke afspraken
Werkt jouw bedrijf veel samen met externe partijen? Zorg voor goede afspraken. Laat alle afspraken op papier zetten, zodat jouw planning niet ineens omgegooid kan worden. Duidelijke afspraken en goede communicatie tussen verschillende partijen en relaties zorgt ervoor dat het overzicht blijft en dat er niet ineens roet in het eten gegooid kan worden.
6. Blijf communiceren
Een van de belangrijkste punten in dit rijtje. Blijf communiceren met je medewerkers, zzp’ers en inhuurpartijen. Zorg dat het voor iedereen duidelijk is waar zij moeten zijn en wat zij precies moeten doen. Zolang alle aspecten van de dienst voor iedereen duidelijk is, zal alles voorspoedig verlopen. Geef alle afspraken door, geef medewerkers een werkoverzicht, zorg dat zij zelf ook bij het werkrooster kunnen. Communicatie is de sleutel voor een goede uitvoering van jouw planning.
7. Maak het werkrooster makkelijk en toegankelijk voor iedereen
Plan jij met Excel of met pen en papier? Is het vaak onduidelijk wanner medewerkers moeten werken? Zorg dat het rooster toegankelijk en beschikbaar is voor iedereen. Je wilt niet personeel tekort komen door onduidelijkheden. Het online beschikbaar maken van je planning is een enorme must in dit digitale tijdperk. Het is eenvoudig en toegankelijk, waardoor geen enkele medewerker meer te laat hoeft te komen. Zij kunnen waar en wanneer zij dat willen, het rooster inzien. Hiervoor kunnen personeelsplanningstools of software, zoals eerder besproken, de oplossing bieden. Medewerkers kunnen dan vanaf hun mobiel of computer altijd hun rooster controleren.
8. Luister, maar niet teveel
Het komt vaak voor dat medewerkers bepaalde dagen liever niet willen werken of dat ze graag een dienst willen ruilen. Het zorgt natuurlijk voor een prettige werksfeer als al deze wensen uit kunnen komen. Dit is echter niet altijd mogelijk. Wanneer een bedrijf 70 medewerkers heeft en deze allemaal hun voorkeuren uitspreken en diensten willen ruilen, is het voor een planner onmogelijk om dit allemaal in vervulling te laten gaan. Hierdoor raakt een planner snel het overzicht kwijt en kunnen er fouten optreden. Daarom is het belangrijk dat het voor medewerkers duidelijk is, wanneer zij vrij kunnen vragen en of zij diensten zomaar kunnen ruilen. Luisteren naar je medewerkers is belangrijk, maar de wensen moeten wel mogelijk zijn. Het is niet de bedoeling dat de medewerkers maandelijks de hele planning overhoop gooien.
9. Ken je piek- en daluren
Plan de juiste hoeveelheid medewerkers voor de specifieke diensten. Ieder bedrijf heeft piek- en daluren. Op sommige momenten is het drukker dan op andere. Houd hier rekening mee tijdens het inplannen van jouw personeel. Je wilt niet te veel personeel op locatie hebben en hoge kosten maken, maar ook niet te weinig. Overleg met eventuele opdrachtgevers over het aantal personen dat nodig is, maar ken ook goed je eigen bedrijf. Als je duidelijk hebt hoeveel personen je nodig hebt, dan wordt het plannen ook steeds makkelijker.
10. Houd regelmatig de planning bij
Er kunnen in een week veel dingen veranderen. Medewerkers worden ziek, medewerkers zijn verhinderd of er komen ineens nieuwe diensten bij. Zorg ervoor dat je je planning bijhoudt. Dit zorgt ervoor dat je overzicht houdt, niks mist en altijd weet waar je aan toe bent. Als je regelmatig de planning controleert of alles nog goed staat, kom je zeker niet voor verrassingen te staan!
Mocht je na deze tien tips nog vragen hebben over de ideale planning of wil je meer weten over de ideale planningstool voor jouw bedrijf? Neem gerust contact op! Je kan ons bellen via 0314 – 760 710 of klik hier voor het contactformulier.